Un buen libro de reservas para restaurante es el que te dice, de un vistazo, quién viene hoy, a qué hora, cuántos son, en qué mesa se sientan y qué tienes que saber de ellos. Da igual que sea una libreta, una hoja de Excel o un programa: lo importante es que tenga las columnas correctas y que todo el equipo lo use igual. En este artículo te contamos qué debe tener, las ventajas y los problemas de cada opción y cuándo compensa pasar a uno digital. Al final tienes una plantilla gratuita para imprimir.
Qué debe tener un buen libro de reservas
Sea cual sea el formato, cada reserva debería llevar siempre estos datos:
- Fecha y hora. Parece obvio, pero muchas confusiones vienen de apuntar «el viernes» sin el día.
- Nombre de la persona que reserva.
- Teléfono. Sin teléfono no puedes confirmar, avisar de un cambio ni recuperar la mesa si no aparece.
- Número de comensales, incluidos niños, si necesitas trona.
- Mesa o zona (terraza, salón, barra), si la asignas al reservar.
- Notas y alergias. Celiaquía, cumpleaños, carrito de bebé, mesa tranquila…
- Estado: pendiente, confirmada, cancelada, sentada o no presentada.
- Quién la ha apuntado, para saber a quién preguntar si hay una duda.
Con estas ocho columnas cualquier persona del equipo puede preparar el servicio sin tener que preguntar a nadie.
La libreta de toda la vida
La libreta junto al teléfono sigue siendo el libro de reservas más habitual en muchos restaurantes pequeños, y tiene sus razones.
Ventajas: no cuesta nada, no necesita conexión, todo el mundo sabe usarla y está siempre a mano en la barra.
Problemas: solo existe en un sitio, así que si estás en cocina o en casa no sabes qué hay apuntado. La letra de cada uno es distinta, los tachones se acumulan y es fácil duplicar una mesa o apuntar mal el número de personas. Tampoco avisa a nadie: si quieres recordar una reserva al cliente, tienes que llamarle tú. Y cuando se pierde o se moja, se pierden también todas las reservas.
Excel o Google Sheets
Pasar el libro de reservas a una hoja de cálculo es el siguiente paso natural, sobre todo con Google Sheets, que se puede ver desde el móvil.
Ventajas: es gratis, permite ordenar y filtrar por día, puedes compartir la hoja con el equipo y ver las reservas desde fuera del local.
Problemas: en el móvil es incómoda, y justo cuando suena el teléfono en pleno servicio nadie quiere pelearse con celdas pequeñas. Si dos personas la tocan a la vez, alguien acaba trabajando con una versión antigua o borrando una fila sin querer. Y sigue sin hacer nada por sí sola: no limita las reservas cuando el turno está lleno, no confirma a los clientes ni les recuerda la reserva.
Un libro de reservas digital
Un libro de reservas digital es un programa pensado solo para esto. Las reservas que apuntas tú y las que hacen los clientes desde tu web o tus redes van al mismo sitio, ordenadas por día y hora.
Ventajas: lo ves desde cualquier móvil u ordenador y siempre está al día. El cliente puede reservar solo, a cualquier hora, y escribe él mismo sus datos, así que no hay errores al apuntarlos. El sistema solo ofrece las horas en las que realmente aceptas reservas, envía la confirmación y el recordatorio y te deja exportar las reservas cuando las necesites.
Problemas: tiene un coste mensual y necesita conexión a internet. Además, hay que elegir bien: algunos portales de reservas cobran una comisión por cada comensal, y otros programas tienen cuotas pensadas para cadenas.
Comparativa rápida
| Libreta | Excel / Sheets | Libro digital | |
|---|---|---|---|
| Coste | Casi nada | Gratis | Cuota mensual |
| Desde el móvil | No | Sí, pero incómodo | Sí |
| Reservas online | No | No | Sí, 24 horas |
| Errores al apuntar | Frecuentes | Algunos | Pocos: el cliente escribe sus datos |
| Avisos al cliente | Llamas tú | Llamas tú | Automáticos |
| Varias personas a la vez | No | Con riesgo | Sí |
Cuándo compensa pasar a un libro de reservas digital
La libreta o el Excel pueden bastarte si recibes pocas reservas, siempre las coge la misma persona y casi nunca tienes lista de espera. Pero hay señales claras de que te has quedado corto:
- Pierdes llamadas en pleno servicio o fuera de horario.
- Más de una persona apunta reservas y a veces no cuadran.
- Te han fallado mesas sin avisar en noches llenas.
- Quieres que tus clientes reserven desde tu web, Instagram o Google sin llamarte.
- Pagas comisiones a un portal por clientes que ya te conocían.
Si te reconoces en dos o más, probablemente un libro digital te ahorre más tiempo y dinero del que cuesta.
Plantilla gratuita para imprimir
Si de momento sigues con papel, hazlo bien. Hemos preparado una plantilla de libro de reservas en PDF, en tamaño A4 apaisado, con todas las columnas que hemos visto: hora, nombre, teléfono, comensales, mesa, notas y alergias, estado y quién la apunta. Imprime una hoja por servicio y tendrás todas las reservas ordenadas.
Y si das el salto al digital
Bonataula es un libro de reservas digital pensado para restaurantes pequeños y medianos: tus reservas en una pantalla desde el móvil o el ordenador, tu propia página de reservas para la web y las redes, confirmaciones y recordatorios automáticos y exportación a CSV. Cuesta 15 €/mes + IVA, sin comisiones por comensal y sin permanencia, y puedes probarlo gratis 30 días. Consulta el precio del sistema de reservas.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas debe tener un libro de reservas de restaurante?
Como mínimo: fecha, hora, nombre, teléfono, número de comensales, mesa o zona, notas y alergias, y estado de la reserva. Si varias personas apuntan reservas, añade quién la ha anotado.
¿Puedo usar Google Sheets como libro de reservas?
Sí, es una buena opción gratuita para empezar, sobre todo si quieres verlo desde el móvil. Su problema es que no recibe reservas online ni avisa a los clientes, y se complica cuando varias personas lo editan a la vez.
¿Cuánto cuesta un libro de reservas digital?
Depende del programa. Algunos portales no cobran cuota pero sí una comisión por comensal; otros programas cobran cuotas mensuales que pueden ser altas. Bonataula cuesta 15 €/mes + IVA con reservas ilimitadas.
¿Tengo que dejar de apuntar reservas por teléfono?
No. En un libro digital las reservas por teléfono se apuntan en unos segundos y conviven con las que llegan online, en la misma agenda.